manajemen3 (proses pengawasan)

Proses Pengawasan

1. Determining the standard or basis for control ( tentukan standar atau dasar bagi pengawasan)
2. Measuring the performance (ukurlah pelaksanaan)
3. Comparing performance with the standard and ascerting the diference, if any ( bandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada)
4. Correcting the deviation by means of remedial action (perbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat)

Type Pengawasan

Macam-macam pengawasan : (G.R. Terry)

1. Inventory control (pengawasan barang-barang inventris)
2. Production control (pengawasan produksi)
3. Maintenance control (pengawasan pemeliharaan)
4. Quality control (pengawasan kualitas)
5. Quantity control (pengawasan jumlah barang-barang)
6. Salary control (pengawasan upah/gaji)
7. Advertising control (pengawasan advertensi)
8. Cost control (pengawasan biaya)

Hubungan yg terjadi dlm organisasi

1.       Direct single relationships

contoh : A mempunyai bawahan 3 orang si B,C dan D. maka hubungan yg akan terjadi.

Hubungan tersebut jelas dan tegas shg dp dihitung secara cepat.

2.       Direct group relationships

contoh : A mempunyai bawahan 3 orang si B,C dan D. maka akan terdapat 9 arah hubungan, yaitu :

B dengan C                B dengan D         C dengan B         C dengan D

D dengan B                D dengan C         B dg C dan D       C dg B dan D

D dg C dan B

Rumus untuk menghitung secara matematik sbb :

                                n (2ⁿ/2 – 1) = 3 (2³/2 – 1) = 3 (4 – 1) = 9

3.       Cross relationships

contoh : A mempunyai bawahan 3 orang si B,C dan D. maka akan terdapat 6 arah hubungan, yaitu : B kpd C, B kpd D, C kpd B, C kpd D, D kpd B, D kpd C

Rumus untuk menghitung saling hubungan ini sbb. :

                                n ( n – 1 ) = 3 ( 3 – 1 ) = 6

 Dari ke 3 bentuk hubungan tsb maka rumus matematik untuk menghitung semua hubungan yg terjadi diantara atasan dan bawahan adalah sbb. :

Rumusnya : n (2ⁿ/2 + n – 1)

Contoh : misalkan si A mempunyai anak buah X,Y,Z maka hasil hubungan seluruhnya adalah sbb. :

                3 (2³/2 + 3 – 1) = 3(4 + 3 – 1) = 18

Bgmana memperluas dan mempersempit Rentang Pengawasan ?

                Perhatikan ilustrasi berikut ini :

1. Proses Pertama : Rentang pengawasan luas
2. Proses Kedua : Rentang Pengawasan dipersempit (organisasi satu tingkat)
3. Proses Ketiga : Rentang Pengawasan lebih dipersempit (organisasi dua tingkat)

Semakin sempit rentang pengawasan maka semakin tinggi tingkat organisasi

Semakin sempit rentang pengawasan maka semakin tinggi tingkat organisasi

Semakin tinggi tingkat organisasi dapat menimbulkan hambatan-hambatan :

1.         Komunikasi tdk cermat

2.         Komunikasi tidak lancar

3.         Urusan berbelit-belit

4.         Pembiayaan pengawasan bertambah

5.         Merusak semangat kerja pegawai

Cara untuk mengurangi beban Atasan dalam pengawasan

1. Mengangkat wakil                                          
2.  Mengangkat staf
3. Pendidikan dan latihan                                 
4. Pendelegasian wewenang
5. Mengurangi hubungan berhadap-hadapan

Teori-teori Motivasi

Teori-teori motivasi yang sangat terkenal :

1. Model Tradisional oleh Frederick Taylor
2. Model Hubungan antar  Manusia oleh Elton mayo
3. Model Sumber Daya Manusia oleh Argyris, McGregor, Likert dan Abraham Maslow.
4. Teori Proses
5. Teori Penguatan

Selain dari teori di atas ada beberapa teori yang perlu juga diketahui :

1. Model Rasional
2. Model Emosional
3. Model Behavioralistic
4. Model Fenomenologis
5. Model Ekonomi
6. Model “Self – Actualization man”

Model Tradisional menitik beratkan pada :

•       Memotivasi karyawan harus memiliki sistem upah insentif, semakin banyak produksi dan semakin banyak upah yang mereka peroleh.

Model Hubungan antar Manusia (Perilaku Manusia) :

•       Karyawan memerlukan kontak sosial untuk motivasi kerja mereka.

Model Sumber Daya Manusia :

•       Menawarkan tanggungjawab yang lebih besar

Untuk model SDM ini ada 2 teori yang cukup terkenal :

1. Teori Maslow
2. Teori X dan Y

Teori X dan Y oleh McGregor (1960)

Teori X mengasumsikan :

1. Pada umumnya org tdk menyenangi pekerjaan dan sedapat mungkin berusaha menghindarinya.
2. Oleh karena sifat manusia tidak menyukai kerja maka kebanyakan orang harus dipaksa, diawasi, dikendalikan atau diancam dengan hukuman.
3. Pada umumnya orang senang diarahkan, ingin menghindari tanggungjawab, secara relatif sedikit punya ambisi dan mementingkan keselamtan diatas segala-galanya.

Teori Y mengasumsikan :

1. Pengerahan tenaga baik secara fisik maupun mental untuk bekerja dianggap wajar seperti biasanya bermain atau bersitirahat.
2. Pengawasan dari luar, ancaman dengan hukuman bukanlah merupakan suatu sarana untuk mendorong orang mencapai tujuan organisasi. Orang kan berusaha mengarahkan dan mengawasi dirinya sendiri.
3. Pada umumnya orang belajar menerima dan memberi pertanggungjawaban. Menghindar tanggungjawab, kurang berambisi, dan ingin menyelamatkan diri sendiri adalah akibat dari pengalaman, dan bukanlah menjadi sifat manusia.
4. Kesepakatan terhadap sasaran atau tujuan adalah suatu fungsi imbalan yang berhubungan dengan kemajuan yang mereka capai. Imbalan itu lebih diartikan secara mendalam yaitu kepuasan hati seseorang atas kebutuhan pengakuan keberhasilannya.
5.  Kemampuan untuk berimajinasi, bijaksana dan berkreativitas dalam memecahkan masalah organisasi tersebut di antara anggota kelompok.
6. Dalam dunia kehidupan industri modern, potensi intelektual manusia itu hanya sebagian dimanfaatkan.