manajemen2 (polocy planning)

Policy Planning

Policy adalah suatu kebijaksanaan ialah petunjuk yang menyeluruh baik lisan maupun tulisan untuk menetapkan batas –batas dan arah bagi tindakan administratif yang akan diambil.

–      Finance policy

–      Production policy

–      Sales policy

–      Personnal policy

Policy yang sehat memiliki ciri :

1. Clearity (kejelasan)
2. Flexibility (luwes)
3. Consistency (tetap pada pendirian/tujuan)
4. Individuality (berkepribadian)

Kebijaksanaan adalah tugas pimpinan terbagi menjadi :

1. Basic Policy (kebijaksanaan pokok) yang dibuat oleh top manager.
2. General Policy (kebijaksanaan umum) dibuat oleh middle manager.
3. Departemental policy (kebijaksanaan bagian) dibuat oleh supervisor atau mandor.
4. Imposed policy : kebijaksanaan yang dibuat berdasarkan pengaruh-pengaruh dari luar.
5. Appealed policy : kebijaksanaan yang diambil atasan berdasarkan usul dari pada manajer bawahan.
6. Originated policy : kebijaksanaan awal yang diambil oleh pimpinan pada waktu memulai usaha.

Policy di atas tidak dapat dipisahkan daripada keseluruhan perencanaan. Mengingat perencanaan akan menjadi kaku tanpa adanya kebijaksanaan.

Pengorganisasian

Menurut The Liang Gie(1996) yaitu :

Perbuatan/kegiatan yang menyusun suatu struktur/rangka yang menjadi wadah bagi segenap kegiatan dalam suatu usaha kerjasama, dengan jalan :

                a.  membagi dan mengelompokkan pekerjaan- pekerjaan yang harus dilaksanakan.

                b.  menetapkan dan mengatur jalinan hubungan kerja antara orang-orang/satuan - satuan

      organisasi berupa wewenang, kewajiban, tugas dan tanggungjawab.

Pengertian

1.       Menurut Sukanto (1983) yaitu :

Suatu proses menciptakan hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, personalia dan faktor fisik, agar supaya kegiatan-kegiatan yang harus dilaksankan disatukan dan diarahkan pada pencapaian tujuan bersama.

2.       Menurut Endar S. (1997) yaitu :

Proses penciptaan hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, baik sumber daya manusia maupun faktor fisik yang kasat mata.

Unsur-unsur yang ada didalam organisasi

          Menurut Keith Davis ada tiga unsur penting partisipasi , sebagai berikut :

·         Unsur pertama, bahwa partisipasi atau keikutsertaan sesungguhnya merupakan suatu keterlibatan mental dan perasaan, lebih daripada semata-mata atau hanya keterlibatan secara jasmaniah.

·         Unsur kedua adalah kesediaan memberi sesuatu sumbangan kepada usaha mencapai tujuan kelompok. Ini berarti, bahwa terdapat rasa senang, kesukarelaan untuk membantu kelompok.

·         Unsur ketiga adalah unsur tanggung  jawab. Unsur tersebut merupakan segi yang menonjol dari rasa menjadi anggota. Hal ini diakui sebagai anggota artinya ada rasa “sense of belongingness.

Teori-teori Organisasi

1. Teori Manajemen/Organisasi Klasik
2. Teori Organisasi Neo Klasik (Perilaku manusia)
3. Teori Organisasi Modern
4. Teori Klasik lebih banyak membicarakan tentang koordinasi, skalar dan vertikal. (1900 an)
5. Teori Neo Klasik(1930) sedikit mengembangkan teori klasik dengan memberatkan pada perlunya Sistem.
6. Teori Organisasi Modern(1950-an) menekankan pada pentingnya perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, komunikasi dan integrasi demi suksesnya operasi tujuan-tujuan.

Fungsi Organisasi

1. Departementasi : yaitu melakukan pengelompokan kegiatan kerja yang hampir sama dan yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya.
2. Pembagian Kerja : yaitu pemecahan tugas sedemikian rupa sehingga orang perseorang di dalam organisasi bertanggungjawab pada dan melaksanakan kegiatan tertentu saja.
3. Wewenang : yaitu hak memerintah atau berbuat.
4. Tanggung jawab : yaitu merupakan kewajiban bawahan yang telah diberi tugas atasannya untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan.

Pendelegasian dan sentralisasi wewenang          

adalah berarti pelimpahan sebagian wewenang kebawahan yang mana pelaksanaan penga wasan pada hal-hal yang penting/ pokok masih ada di tangan pimpinan.

1. Pendelegasian harus jelas pada posisi tertentu.
2. Siapa orang yang akan menempati posisi tersebut.
3. Bagaimana pelaksanaannya.
4. Juga harus memperhatikan keluwesannya.

Desentralisasi wewenang

Meliputi :

1. Menentukan wewenang apa yang akan diserahkan ke bawahan.
2. Pengembangan kebijaksanaan dan aturan-aturan unit mengarahkan bawahan yang telah mendelegasikan wewenangnya pada mereka.
3. Penerapan pelaksanaan pengawasan untuk mengawasi pelaksanaan tugas.

Rentang Pengawasan

Belum ada ketetapan yang seragam oleh pakar manajemen mengenai berapa jumlah bawahan yang ideal yang dapat di awasi oleh seorang atasan, namun pendapat Mary Chusing Niler dikutip oleh The Liang Gie menyatakan ada 5 faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan luas rentang pengawasan, yaitu :

5 faktor yg perlu diperhatikan  dlm span of supervision

1. Hal–hal yg berhubungan dengan rencana organisasi.
2. Jalinan hubungan di antara orang-orang dan pekerjaan yang harus dikendalikan.
3. Kemampuan orang dalam organisasi yang bersangkutan, baik atasan maupun bawahan.
4. Corak dan ragam pekerjaan.
5. Kestabilan organisasi dan pejabat-pejabatnya.

Contorlling (Pengawasan)

1.       G.R. Terry

Penentuan apa yang harus dicapai yaitu standar , apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan, dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar.

2.       Henri Fayol :

Kegiatan pemeriksaan apakah sesuatu yang terjadi sesuai dengan rencana, instruksi yang dikeluarkan dan prinsip-prinsip yang telah ditentukan.

3.       William H. Newman :

Tindakan untuk menjamin bahwa pelaksanaan sesuai dengan rencana.

4.       Earl P. Strong :

Pengaturan berbagai-bagai faktor dalam suatu perusahaan agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.

5.       Harold Koontz :

Pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar supaya rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara.